虽然每个项目都不一样, 一组标准化的过程和实践可以简化多个项目的管理，并最大化成功的机会. 许多企业使用 项目管理办公室(PMO) 为了提供这种一致性: 89%的组织 最近的一份报告发现，至少有一个PMO. 今天的项目管理办公室是一个卓越的中心, 提供专业知识, 支持, 以及组织内部的指导.

项目环境是动态的，并且 管理办公室 帮助组织获得跨多个项目团队的一致性, 通过更好的治理和更好的风险管理. 与 59%的项目经理 现在同时运行两到五个项目, 还有11%的人同时做6到10件事, 项目管理办公室已经成为一个关键的支持功能. 许多成功的项目管理组织 与高层合作 获得管理层的支持，并确保项目组合与组织战略保持一致.

越来越多的公司认识到项目管理办公室所能提供的价值, 但建立这样一个体系是一项复杂的任务, 有许多挑战需要克服，有许多选择需要做出. 在我从事项目管理的二十年中，我为许多pmo提供过咨询，并对领导一个pmo所需的技能和接近实施的最佳方法有了深入的了解.

PMO能带来什么价值?

任何项目管理办公室的好坏取决于它的领导和执行. 当功能最佳时，构建一个健壮的PMO过程将:

• 定义、标准化和维护跨部门的最佳实践和流程.
• 加强合规性和管治.
• 提供方向和指导 项目经理.
• 根据进度、优先级和预算管理和分配项目间的资源.
• 向管理层和行政领导提供准确、最新的财务和状况报告.
• 定义项目选择标准，并将组织投资组合与业务目标和策略结合起来.
• 通过制定项目文化和跨部门沟通的规则，提高干系人的协作和满意度, 以及关于方法论的一致培训, 技术, 最佳实践.

PMO vs. PM:有什么不同?

尽管PMO处理的是项目管理，但这两个职能的运作方式非常不同. 以下是它们如何协同工作的高级视图:

A PMO的领袖 应:

• 对项目管理方法和工具有扎实的理解.
• 具有卓越的沟通、人际关系和战略技能.
• 有组织变革的经验，知道实现变革需要什么.
• 了解项目管理的最新趋势.

高管们常犯的一个错误是将PMO的控制权交给他们的首席项目经理. 这个人可能擅长管理项目, 但是他们在日常项目管理中应用的专业知识可能无法满足标准所要求的知识深度, 流程, 或管理.

如何建立项目管理办公室:4个基本步骤

与任何项目一样，在建立PMO时，您需要评估、分析和计划. 要成功实施项目管理办公室的过程和程序，请遵循以下四个步骤:

1. 评估当前状态

在你开始之前，你必须考虑你想要的PMO类型. 想想你想要达到的目标到底是什么:组织中项目管理的未来状态应该是什么样子? 这将帮助您突出差距，并确定项目管理办公室将致力于解决的领域.

PMO有几种类型, 而选择哪一个会根据业务需要和情况而有所不同 项目管理成熟度 在公司内部(更成熟的组织可能需要更少的监督). pmo按以下方式分类 控制水平 他们练习:

• 支持: 支持性PMO的控制程度较低. 它通过提供培训、模板和最佳实践来支持所有项目. 它以顾问或顾问的身份运作.

• 控制: 控制项目管理办公室检查项目管理工具是否, 标准, 过程也被应用到项目中. 它既是审计员又是顾问.

• 指令: 指令性项目管理办公室保持高度的控制，并对项目的执行负责. 项目经理向项目管理办公室汇报工作.

2. 创建路线图并定义kpi

PMO由三个相互依赖的组成部分组成:功能、结构和规程. 定义每个组件将如何运作，以确保其职责没有不确定性, 目标, 或者放在更广泛的业务背景下.

功能组件

了解项目管理办公室的范围和目的是决定其如何运作的重要步骤. 这个组件可以是:

• 设置标准: 建立过程、模板和系统，以及培训和指导项目经理.
• 投资组合管理: 选择与整体组织战略一致的项目.
• 治理: 审核和审查项目管理流程，确保项目经理遵守这些流程.
• 项目交付: 识别风险并监控进度.

结构组件

你还需要定义组成项目管理办公室的人员、流程和工具:

• 人: 坚实的PMO团队结构必须包括精通项目管理方法和工具的战略思考者，他们能够与高层管理人员轻松沟通.
• 过程: 这些将基于项目管理办公室的学科组成部分(见下文)。. 流程应该是实用的、可适应的和可伸缩的.
• 工具: 这些包含了项目管理办公室传播知识的所有方式, 从简单的模板到复杂的项目管理系统.

纪律组件

你的首席运营官可能在管理:

• 资源，如人员、设备、工具、供应商、合同和其他资产.
• 项目经理和干系人之间的沟通, 特别是项目信息和状态报告.
• 确保关键绩效指标(kpi)和其他指标在可接受的范围内，并进行调整以改进.
• 通过识别和突出任何可能的风险来风险, 特别是那些由变更管理产生的.

既然您已经定义了干预的组件和领域, 您可以与涉众一起确定需求的优先级，并创建一个循序渐进的路线图，为PMO的设置和优化制定策略.

接下来，确定 kpi 这将用于衡量项目管理办公室的绩效，以及如何收集及时、准确的数据. kpi可以围绕任务完成或里程碑构建, 已交付项目和规划的已实现收益, 跨投资组合的战略一致性, 资源利用率, 和更多的, 但你应该针对这些主要领域制定kpi:

• 实践、方法和工具
• 解决方案交付和执行
• 监测与控制
• 人员和能力

3. 实施项目管理办公室

组织变革 会很难，心态转变时保持耐心很重要. 您应该确定最有问题的流程，并优先解决这些问题, 尽可能自动化乏味的任务, 为截止日期设置通知和提醒. 项目经理对引入项目管理办公室的反应将是其成功的决定性因素. 快速取得小的胜利可以帮助他们获得支持, 因为他们开始看到项目管理办公室可以提供的价值. 一定要认可项目经理的努力, 尽可能满足他们的需求, 并提供全面的支持和培训.

如果你的 组织规模很大, 您可以使用试点团队在组织范围内推出之前获得关于更改的反馈，这将为您提供改进和补救任何初始问题的机会.

4. 定期回顾并改进

PMO不是一个停滞不前的实体，它将随着企业的发展而发展 项目经理的技能 知识，以及系统和工具的改进. 定期检查数据以监控性能并推动改进, 并随着项目管理办公室的成熟而不断更新kpi. The PMO must stay aligned with the organization; when business strategy shifts, 项目管理办公室的战略必须随之转变.

最终, 每个组织都是不同的，不存在放之四海而皆准的PMO实施计划. 它需要勤奋和细心. 尽量不要偏离你的目标, 记住总体目标, 定期与利益相关者沟通进展情况, 并及时解决任何问题.

提高效率的催化剂

一个执行良好的项目管理办公室有很多好处, 但是需要大量的努力和改变来建立. 而项目管理办公室通常被视为一种管理职能, 获得支持是其有效性的核心，不应该是事后的想法. 项目管理办公室应该成为加强问责制的催化剂, 协同作用, 和纪律, 最重要的是应该提高效率, 使项目经理能够事半功倍.