突然疏远的剧本

介绍

我们一眨眼，工作的未来就突然出现了.

席卷全球的2019冠状病毒病(COVID-19)大流行将远程工作的逐步推进变成了一场踩踏事件, 迫使数百万人离开办公室回家. 从谷歌、苹果、微软到雪佛龙、AT&T和Spotify，拥抱远程服务的公司越来越多.

这是远程工作的非凡时刻. 所有人都被迫在家工作, 证明远程基础设施大规模可行. 现在，各种规模的公司都在问:“你如何以正确的方式开展分布式工作? 如何以最高的效率进行远程操作?”

Toptal知道答案的第一手资料.

多年来，Toptal一直拥有世界上最大的完全分布的员工队伍. 凭借我们的顶尖人才网络和核心团队成员, Toptal花了10年时间开创了完全远程公司的先河. 学到的教训是关于技术的, 生产力, 文化, 简单地说，在没有办公室的情况下，让它发挥作用，对于发现自己处于这种突然远程工作环境中的公司和员工来说，都是一个路线图.

由于迫切的需要和要求，我们将分享我们是如何做到这一点的. 这本手册提供了远程工作经验的所有领域的学习, 从松弛的最佳实践和变焦礼仪到对远程团队经理的建议, 批判性的, 如何创造一个建立在信任基础上的文化和工作环境.

Toptal的经验可以帮助组织应对具有挑战性的新现实，并为未来做计划. 公司无法承担几个月、几个季度甚至几年不做生意的风险. 为未来的大流行或其他重大破坏做好准备, 公司将会转型, 很自然地, 远离办公室，走向分布式劳动力.

此外, 我们花时间采访了几位我们的领导团队成员，并将他们包括在这个剧本的不同部分. 这些播客为您提供了在Toptal工作的团队成员的直接内部视图.

我们希望您喜欢深入了解Toptal，并能够将您在这里学到的知识应用到您自己的成功远程组织中.

——Toptal首席执行官塔索•杜瓦尔

远程工作的总攻略:

• 第1部分. “人:建立和维持一个强大的远程团队” 描述分布式公司的人力资源工作, 从招聘, 招聘, 开始设定目标, 指导, 职业发展.
• 第2部分. “文化:创造以价值观为本的文化” 探索在偏远环境中建立和维持强大文化所需的技术.
• 第3部分. 《欧博体育app下载》 回答关于在家完成工作的关键问题, 举行有意义的会议, 并通过指标实现自我管理.
• 第4部分. “安全 & 支持:保持安全并使IT工作” 阐述了Toptal对远程团队的安全性和IT支持的看法.
• 第5部分. 《欧博体育app下载》 提供最好的日常工具使用的细节和示例，以及如何在远程工作时充分利用它们.
• 第6部分. “常见问题:在远程工作时避开陷阱” 探讨如何预测和避免远程组织和工作人员的潜在困难.

我们的员工定义了我们的公司. 完全远程并不会改变这一基本理念. 如果有什么区别的话, 它通过挑战我们不断创新我们的激励方式来加强它, 教, 评估我们的团队成员.

人是任何公司最重要的元素，无论远近. 正如我们所说，Toptal强大的人员框架确保了我们的远程员工队伍的蓬勃发展.

本章探讨了我们的人员框架，以及在分布式公司中管理全方位人力资源工作的差异和机会. 我们分享建立和维持一个强大的远程团队的旅程, 从招聘和入职到我们的学习和发展计划以及我们的绩效管理方法. 最后，我们解释了我们如何可视化我们的组织结构，以及为什么作为一个完全远程的公司这样做是如此重要.

招聘

我们的人员框架自然从招聘开始. 在本节中, 我们强调了为一家完全远程的公司招聘时需要考虑的一些重要因素, 包括如何(以及在哪里)寻找人才, 如何写职位描述, 此外，在招聘远程员工时，文化兼容性也变得更加重要.

采购人才

在传统的招聘实践中, 人才库通常局限于公司有实体存在的地理区域. 这就是为一个完全分布式的团队招聘时最大的不同(和机会)——人才库实际上是无限的. 在Toptal, 我们可以雇佣任何职位的理想人选, 不管他们住在哪里, 给了我们巨大的竞争优势.

我们在多个国家发布我们的大部分工作，以确保我们的目标是最佳的候选人时期. 全球招聘也使我们能够吸引具有丰富经验的多元化人才.

虽然挖掘到一个更广阔的人才库是令人兴奋的, 采购策略中有一些关键因素需要考虑.

首先，考虑候选人远程工作的必要条件是什么. 你有特定的语言流利度要求吗? 是否存在时区限制，可能会排除世界上的某些地区?

例如，Toptal对第一阶段的招聘有两个最低要求:

• 候选人必须流利地说、写、读和理解英语.
• 除了少数例外, 工作时间必须在工作日的某个时间点与美国东部时间重叠. 因此, 生活在其他时区的团队成员需要在早上早些时候或晚上晚些时候工作.

其次，考虑你的招聘策略. 而远程工作环境可以让你在全球发布工作, 了解每个平台之间的差异非常重要. 在Toptal, 我们的部署策略保持一致，即使一些招聘板不提供“远程”职位的选项.“为了解决这个限制, 我们在不同的地方多次发布角色，以找到我们理想的候选人. 虽然每个平台都是独特的，但这种技术通常都很有效.

第三, 选择特定的求职地点也可以帮助你最大限度地找到最佳候选人. 是否有特定的城市或地区拥有更多的特定技能人才? 在你的预算范围内，是否存在工资市场价格过高的地区? 在Toptal, 我们已经建立了一个基于多个地理位置和其他属性的薪酬波段基线, 使我们能够战略性地过滤我们的搜索足迹，只针对那些符合既定预算的市场. 我们花了很多年的时间来完善这一点，尽管我们鼓励公司也这样做.

几乎无限的人才库可供分布式劳动力使用，这可能令人陶醉, 但同样重要的是，为你的搜索策略设置适当的参数，以最大限度地提高效率.

工作描述

就像在办公室里一样, 远程职位描述应该清楚地概述角色, 团队成员将如何融入组织, 预期, 以及他们将在工作中学到什么. 在为远程职位创建职位描述时, 提供一些额外的细节可以让潜在的候选人更好地想象团队的样子, 从而有助于协助他们的决策过程适用, 或不.

例如，我们总是在职位描述中加入“你将和谁一起工作”的部分. 我们发现，提供这种特定类型的细节可以帮助候选人认识到我们公司的高水平人才，并向候选人发出欧博体育app下载透明业务实践的早期信号. 这在远程环境中尤其重要，因为潜在的候选人可以看到真实的, 在申请之前就在公司工作的可靠人士, 强调一个完全远程的公司和一个有办公室的公司一样严重.

远程面试

为合格的候选人进行远程面试与在办公室环境中进行面试有许多相似之处. 资格、自信程度、谈话技巧等等. 这些都是构成有效面试的基本特征吗.

在这两种情况下，主题是一致的, 我们的Toptal高管(其中许多人曾在财富500强公司工作)发现，远程面试的过程可能比面对面面试更有成效，也更能透露信息.

在Toptal, 我们通过变焦进行采访, 我们首选的网络会议平台, 这个过程本身与生活非常相似, 面对面的面试. 候选人表现出相同的举止和肢体语言线索, 因此，观察应聘者在网络摄像头上表现得有多舒服，就能很好地表明他们适应我们工作文化的速度有多快. 使用变焦还可以让我们快速面试和评估候选人, 将流程的长度从几周缩短到几天. 最优秀的人才总是抢手的, 在快速招聘过程中，反应迅速、果断果断有助于我们确保招聘到完美的员工.

这是我们面试的一部分, 我们要求大多数候选人完成一份综合的, 对他们进行独特的评估，以确定他们是否有能力完成与Toptal新员工所期望的工作相似的工作. 候选人被分配评估，必须在变焦视频会议上向我们展示他们的回应. 允许候选人向我们展示他们的作品, 它保证了真实性，并为他们提供了一个展示自己演讲技巧的论坛. 我们相当重视面试过程中的评估部分，并相信这将使招聘到的候选人更有可能在他们的岗位上取得成功.

最后, 所有面试官都必须接受远程面试培训，以确保他们表现出最好的一面, 最准确地反映了我们公司. 即使在遥远的环境中，第一印象仍然很重要. 我们的面试官需要完成一个完整的在线面试官培训课程, 接受我们名为Lever的申请人跟踪系统的培训, 还有面试前的影子面试.

总而言之, 远程访谈和面对面访谈的主题和基本评估标准都非常相似. 不同的是，远程面试带来了加速整个过程的额外好处.

文化适应

许多公司将求职者的文化契合度作为评估标准的一部分. 作为一个完全远程的公司, 我们特别强调这一关键因素，并在最后一轮面试中专门评估候选人的文化契合度. 这确保了我们不仅聘用最有才华的人，而且聘用那些相信我们的文化价值观和工作方式的人.

文化大使是由执行团队精心挑选的，他们代表着全面的文化领导素质来进行这些面试. 而所有的面试官都会将文化作为评估的一部分, 文化大使只问和回答与我们的文化属性有关的具体问题. 文化评估是我们确保强大的文化渗透到公司各个方面的众多方法之一.

在总, 远程组织的有效招聘过程必须包括一个高度战略性的方法来管理几乎无限的候选人库, 了解远程采访所需的具体策略, 并且越来越重视候选人的文化契合度.

新员工培训

我们人员框架的第二阶段侧重于新聘团队成员的入职流程.

在远程环境中让新员工入职可能会让人望而生畏, 但实际上，这与在办公室的经历有很多共同之处. 就像在办公室一样, 从一开始就培养一种社区意识和文化是很重要的，这样团队成员就能立即感受到彼此的联系. 令人惊讶的是, Toptal几乎所有的团队成员都认为我们的入职过程是他们职业生涯中最好的经历. 我们经常将我们的入职过程归因于值得注意的，因为我们的学习和入职材料都很容易以数字形式共享, 给新员工一个非常直接的体验.

我们努力确保远程入职能够顺利过渡到Toptal. 所有团队成员都能全面了解我们是谁, 我们如何工作, 以及所有能确保他们从第一天起就成功的资源. 几乎所有的新团队成员都说我们的流程是他们经历过的最好的.

在Toptal, 我们每两周安排一次入职日期，这样新员工就能和他们的“入职小组”建立起友情.“第一天, 我们邀请所有新团队成员参加变焦视频会议，相互介绍和介绍People团队. 然后，我们将新的团队成员与“TopPal”配对，作为他们的直接经理之外的资源，可以教他们更多关于组织的知识, 跨职能工作, 和流程.

我们还发现，将新员工介绍给专门针对新员工的在线小组是有效的，这样他们就可以立即开始建立联系，分享当天开始工作的经验. 在Toptal内部，我们非常依赖松弛这个主要的沟通平台来实现这一点.

互动式培训工具还可以提供自我指导的入职资源，以一种简单有效的方式对新团队成员进行全公司强制性主题的教育. 我们使用Lessonly作为我们的学习管理系统. 这个系统允许我们纳入必要的合规培训, 公司及部门信息, 工具和技术培训, 和更多的. 我们的反骚扰培训供应商, 将互动, 还提供了比基本的办公室课程更吸引人的学习.

一旦所有新员工完成公司范围内的入职培训课程, Toptal内部的每个团队都创建了一个定制的入职计划，其中包含与每个角色一致的学习路径，以及对工作最初几周和几个月的期望的解释.

通过利用数字工具和创建操作机制来培养一种即时的包容感和同志情谊, 在远程环境中培训新团队成员可能很容易, 有效的, 和鼓舞人心的.

学习 & 发展

学习和发展是我们人才框架的第三个阶段. 下面，我们将重点介绍我们如何为远程团队成员创建学习和开发工具.

为我们的团队成员投资教育工具，表明我们致力于建立一个学习和发展的文化. 对我们来说，这是一种展示我们文化价值观的切实方式，同时也加深了我们团队成员和整个组织的能力. 这也有助于我们的团队成员实现他们的职业目标, 这能让他们在Toptal的职业生涯得到提升吗. 我们的课程包括课堂学习、视频课程和互动工具.

在Toptal, 所有队员都可以进入Udemy, 网上收藏了100多张,000个行业专家的视频课程. 这使得我们的团队成员可以填补他们技能上的空白，或者在他们的关键角色之外追求一个新的主题，并且可以按照自己的节奏和空闲时间进行. 这个想法是为了实现，而不是开处方.

我们还使用Lessonly进行额外的培训，通过构建定制的课程来解决特定的主题, 量身定制最后期限或测试，以确保问责制. 这对我们的高层领导来说是一个很好的方法，可以识别团队中的技能差距，并建立量身定制的培训来解决这些差距. 这些课程还允许团队成员学习和发展他们的技能，无论地点或时区. 我们用来解决特定技能差距的两个培训课程的具体例子包括我们的作家学院和我们的技术学院.

数字化的继续教育使我们有更多的机会定制团队成员提升整体技能的方式和时间. 另外, 我们开设了专门的经理培训课程, 认识到以身作则的重要性.

经理培训

为了确保我们经理的成长，并协助他们进行远程管理, 我们在Lessonly创建了定制的培训路径. 所有新经理的招聘, 或者是新晋升的经理, 是否必须在入职后30天内完成所有培训课程. 必修课程的例子包括《欧博体育app下载》, 有效的一对一的, 管理远程团队. 所有的类都包括专门为管理远程团队成员而设计的资源和指导方针. 补充他们的训练, 我们还开发了一个内部网站的模板和文章，致力于他们的成功作为一个经理.

在Toptal, 我们理解为所有团队成员提供机会继续扩展他们的技能和完善他们的管理技能的重要性. 这些投资对个人和团队绩效都有直接的影响.

绩效管理

我们的人员框架的第四阶段侧重于绩效管理. 在本节中，我们将重点介绍用于管理远程员工绩效的最佳实践.

对于一个分布式的团队, 一个成功的绩效管理方法需要有条理的组织, 透明度, 和问责制. 在整个过程中频繁和详细的反馈是必不可少的, 从目标设定到绩效评估，最终设定行动项目.

个人目标设定

在绩效管理过程的开始, 每个团队成员为来年制定目标, 让组织中的每个人都能理解某个特定团队成员的愿望. 审查过程中的所有内容都在Top Team内部以电子方式进行维护, 我们的内部软件是专门为远程团队开发的, 促进整个组织的洞察力和透明度.

自我评估，同行和经理评审

Reviews in 远程环境 are remarkably similar to those in an in-office environment; they simply require a bit more reliance on software and technology to make the process equally, 如果不是更多的话, 有效的. 超出了我们正式的年度节奏, 我们的经理将年中检查纳入行动项目(每个团队成员承诺改进的项目，相对于低于标准的绩效评估)，并进行例行/每周一对一的讨论进展和挑战.

在Toptal, 我们相信，频繁和详细的反馈对于减轻远程环境中可能出现的挑战是绝对必要的. 除了自我评估作为审查过程的一部分, 我们强调并整合同事和经理的评估，这些评估侧重于软技能，如沟通, 远程工作的关键技能. 我们赞成对抗而不是冲突的想法, 而始终如一的主动沟通是确保这一切成真的关键.

自我评价, 同行, 和经理评审都利用了Top Team中的一个工具，它允许我们获取每个团队成员的评分, 除了更详细的评论有关他们的审查. 确保相关性, Toptal中的每个角色都有自己在评审中使用的独特属性.

然后将所有这些审查合并到一个仪表板中，并以透明的精神直接与团队成员共享. 有了这些输入，团队成员就可以设置他们自己的个人操作项.

行动项目

一旦审查过程完成, 然后，我们要求每个团队成员制定具体的行动项目，以处理从同事和经理那里收到的反馈. 这也存储在Top Team中.

在Toptal, 我们非常重视绩效管理流程, 因为这是我们可以证明我们重视个人责任的最切实的方式之一. 对于远程员工来说, 一致的, 频繁和透明的反馈是减轻绩效管理过程中可能出现的任何挑战所需的特征, 从最初的同行评议一直到制定个人行动计划.

职业发展

我们的人员框架的最后一个阶段侧重于职业发展. 和任何公司一样, 应该提供丰富的资源，使团队成员能够充分发挥其潜力.

在过去十年中, Toptal不断完善在完全远程环境中实现职业发展的过程. 以下是我们最有价值的职业发展工具.

辅导项目

Toptal的导师计划为导师和学员提供了通过分享知识来成长的机会, 技能, 沟通, 和经验. 根据他们在Toptal的时间和级别选择, 我们的导师在工作挑战方面为学员提供职业建议, 职业规划, 行业知识, 的关系, 技能和角色期望. 任何在Toptal工作超过3个月的团队成员都可以选择一名导师.

为了建立一个成功的师徒关系, 学员应该对专业和个人成长有真正的兴趣. 此外，他们应该乐于接受反馈和指导，并愿意承担风险.

导师和学员通常每月或每两个月见面一次, 学员决定会议的议程和时间安排. 作为学员, 团队成员应该与导师进行公开的交流, 推动关系期望的发展, 有效地利用导师的时间.

我们的导师计划让导师有机会在教学中成长, 而学员则通过反馈来发展, 训练。, 以及无价的学习.

职业生涯的地图

类似于办公室环境, 远程办公的公司还必须有明确职业发展方向的工具. 顶级团队的职业地图为公司的每个职能提供了清晰的路线图, 包括每个角色的大纲和晋升路径. 为每个部门公开显示这些地图，可以在整个组织中建立透明度.

总之, 我们建议您建立一个类似的人员框架方法，将重点放在文化上, 信任, 和透明度. 根据我们的经验, 这是指导我们人力资源实践的三个关键要素，并嵌入到我们的招聘和入职实践中, 我们的继续教育和职业发展计划, 以及我们的绩效管理流程.

组织结构

除了我们如何定制我们的人员框架，以适应我们的完全远程工作方式, 我们也有一种独特的方式来可视化我们的组织结构，并使其对团队成员在虚拟环境中进行操作很有用.

缺乏物理上的接近需要一个生动的组织结构图，以帮助分散的团队成员与他们的同伴识别并有效地合作. 在一个分布式的公司里，每个团队/部门必须有一个清晰的结构和目标. 重要的是要知道谁对什么负责，并有能力识别涉众. 轻松访问实时组织结构可以帮助团队成员确定所需任务或项目的合适人选, 加快问责讨论, 节省时间.

顶级团队是一个宝贵的资源，允许所有团队成员访问我们的组织结构和成员档案. 另外, 顶级团队包括地理地图, 使人们更容易了解如何规划可能在不同时区的协作项目. 地图还可以帮助团队成员与附近的其他人见面，进行社交和志愿服务, 帮助进一步促进地方层面的团队建设.

顶级团队还使公司中的任何人都能看到所有目标和关键结果(okr)。. 清晰和透明的okr, 哪些可以补充我们的组织结构图, 是否对整个组织提供所有权至关重要.

建立全面的问责制, 我们需要明确的目标, 关键结果, 每个关键结果都有一个所有者. 通过这样做，我们避免了与公司目标相关的所有权差距. 这对任何公司来说都是很好的实践，但对于完全分布式的团队来说绝对是必要的.

我们将更详细地介绍OKR过程 第3部分 本指南的, 哪些细节说明了我们的团队如何在完全远程的环境中实现生产力和效率.

在总, Top Team是一个非常宝贵的资源，可以帮助我们的团队成员清楚地了解我们的组织结构，并充当公司所有okr的集中存储库. 因此，它是详细说明公司所有权和责任的关键工具.

最后的想法

然而，一些人力资源和人事专业人士发现，建立一个远程团队具有挑战性, 我们建立了一个高效的系统, 利用集成和技术, 作为一个完全分布式的团队茁壮成长.

在过去十年中, 我们已经建立并开发了工具和流程，提供了一系列在办公室环境中无法找到的优势. 我们的招聘流程利用了几乎无限的人才库，不受地域限制, 我们的技术允许快速视频面试，加快招聘过程，确保最优秀的人才.

我们的新员工会经历一个有意义的入职过程, 不仅要将它们介绍给工具，还要介绍给分布式的同事社区. 远程在线培训工具和数字绩效管理系统为他们的持续学习和职业发展提供了支持.

我们的顶级团队体系确保了我们的组织结构与公司目标的紧密一致. 它提供了高度的透明度, 这已经成为我们Toptal强大文化的一个基本元素.

我们已经证明了, 通过多年来来自Toptal团队成员的反馈, 从人力资源和人力资源的角度来看，我们的工作环境甚至比一些最著名的财富100强要好得多. 我们从绝大多数Toptal团队成员那里得到了第一手的反馈, 我们相信，您可以通过采纳本节中最相关的部分并将其应用到您自己的公司中来创造类似的成功.

价值观是决定企业文化的基础. 一旦你的价值观确定了, 在办公室环境中与在办公室环境中保持一致并没有什么不同. 远程环境.

在道达尔，我们努力确保我们的价值观清晰、为人所知，并体现在我们的行动中. 他们指导着我们的一切，从我们如何进行采访到我们如何在日常生活中与他人互动. 价值观直接影响企业文化，并渗透到整个公司.

在本章中, 我们讨论了在一个完全远程的公司中创建强大文化的必要性, 我们为实现这一目标所经历的旅程, 以及我们如何维护它.

文化为何重要

一个定义明确、精心培育的文化是一个公司长期成功的核心组成部分，这是一个不争的事实. 这已经在 调查 与首席执行官及 研究 被世界顶级商学院录取. 一次又一次, 研究结果证明，企业文化可以提高生产率, 创造力, 价值, 和经济增长.

为什么文化对远程工作更重要

如果坚持文化是任何公司商业成功的重要组成部分, 对于完全分布式的团队来说，这是非常重要的. 了解如何在远程工作环境中创造和保持充满活力的文化与如何在远程工作环境中创造和保持充满活力的文化之间的差异. 以办公室为基础的环境是必不可少的，不能低估.

在以办公室为基础的环境中创造文化, 公司可以奢侈地利用共享体验和实体空间. 这些看似微小的细节和观察——办公室是如何设计的, 人们穿衣服的风格, 或者同事们聚在一起讨论最新的值得一看的Netflix节目的方式——当这些因素聚集在一起时，它们的重要性就会格外突出，而且往往会成为公司文化的基础. In 沙因的文化模型, 这被称为组织的“工件和行为”,他们在有实体店的公司中形成了很大一部分文化.

作为一个完全分布的公司, Toptal不能依靠这些共同的经历和物理空间来帮助定义我们的文化. 在这方面, 沙因的模型必须进化，以弥补这些“表面”元素的缺失. 对我们来说, 这意味着要有一种更加强调我们价值观的文化, 每个团队成员都承诺理解和支持他们. 日常, 我们的文化体现在我们的信仰(我们的价值观)和我们的行为(我们的行动)上。. 这些概念在Toptal是密不可分的.

创建以价值观为基础的文化

在Toptal，我们花了大量的时间来研究如何最好地表达我们的价值观. 这不是我们轻易就能完成的任务, 因为我们认识到这些价值观影响着公司的每一个行动和行为, 并帮助整个组织做出决策并以权威行事.

正如在 第1部分, 我们的价值观对我们的招聘策略有很大的影响, 吸引与我们有共同价值观的人，排斥与我们有不同价值观的人. 我们知道，我们的价值观不会吸引所有人，这没关系. 我们价值观的直接性是我们的文化强大和我们的团队成员如此团结的原因之一.

我们选择我们所坚持的价值观的标准是在遥远的地方制定的, 价值的选择应该基于你和你的同事的信仰. 我们问了自己三个问题:

1. 什么价值观是确保我们公司成功的最重要的因素?
2. 什么样的价值观将帮助我们实现成为世界上最伟大的人才公司的使命?
3. 我们如何在一个完全远程的环境中创造和维护文化?

我们的价值观被整理成10条核心原则, 就像我们公司的许多其他方面一样，我们把它们放在网站的显著位置，以绝对透明的方式分享. 如欲了解更多香港的文化价值，请浏览 Toptal的文化页面.

如何在远程环境中展示价值

在任何一家公司，个人的行为都应该反映出公司的价值观. 在远程环境中, 展示这些行为与你在办公室环境中所经历的没有什么不同, 尽管它们的物质形式不同. 结果是, 我们已经积累了各种各样的方式在我们的日常行动中展示我们的价值观——从我们如何与他人沟通和合作，到我们使用的软件和工具，再到我们如何鼓励持续的反馈循环.

因为我们的许多日常互动主要是通过松弛渠道和变焦会议进行的, 我们对团队成员如何相互沟通和协作有特定的期望, 包括会议管理和沟通礼仪指南. 考虑到我们的价值观决定了我们奖励和惩罚什么行为, 如果团队成员开会迟到或没有准备好，我们肯定会大惊小怪的, 我们在松弛频道看到错字, 发现有人在极速通话时用非静音麦克风, 或者以与我们的价值观相反的方式行事.

我们的价值观也会影响我们选择使用的软件和工具的类型, 确保我们不断优化清晰度, 生产力, 反馈循环. 例如, 作为我们年度绩效评估流程的一部分，Top Team允许每个团队成员查看他们的同事对他们的评价, 与我们直接和透明的价值观保持一致. 在公开的松弛频道上表扬那些批评项目的人，强化了我们具有挑战性的文化价值观之一. 配置正确的框架和工具来持续加强文化上可接受的规范是朝着正确方向迈出的一大步, 尽管经常被许多公司所忽视.

在远程环境中，每个人都使用相同的方法进行通信和协作，每个团队成员的行动和行为都很容易可见, 与公司的价值观相比，什么时候事情进展得好，什么时候坏，这一点很容易识别. 在需要航向修正的场合, 它变得容易管理, 在团队成员为加强文化而付出额外努力的情况下, 向团队其他成员示范这些行为变得比以往任何时候都容易.

我们的价值观体现在每个团队成员的日常行动中，并影响着从我们如何相互协作到我们选择使用的软件和工具类型的一切. 帮助我们在不同的时间和地域中保持这种强大的文化, 我们还创建了机制，以实现持续的反馈循环和鼓励团队建设和社会互动的程序.

通过反馈循环维持文化

当每个人都在远程工作时，要了解公司的整体情绪和集体幸福感似乎是一个挑战, 尽管在现实中, 这很简单. 在Toptal, 我们已经为团队创造了不断给予和获得反馈的方法, 让我们知道每个团队成员的eNPS和个人幸福得分.

把握团队的脉搏

在全公司层面, 我们使用我们的脉搏调查工具Polly, 通过松弛发送, 监控我们组织的整体幸福感以及员工净推荐值(eNPS), 衡量团队成员的忠诚度. 这些调查不是可选的，也不是匿名的(通过不匿名，这是我们采取的另一项行动，以确保透明度是我们坚持的价值观。, 即使这可能会让一些人保持沉默), 如果有必要，团队领导可以跟进. 在全公司范围内的调查中，我们只问了两个问题:“你如何评价自己在工作中的幸福感??和“你会向其他人推荐这家公司吗??”

通过评估整个公司作为一个整体的幸福感, 无论是个人还是团队, 我们能够在它们变成更大的问题之前找出需要改进的地方. 另外, 特定的团队可以发送调查来评估他们自己的总体氛围和士气——这是在面对面的环境中很容易观察到的, 虽然有时在偏远地区不那么明显.

另外, 当我们的人员团队与每个新团队成员进行登记时，就会出现反馈机会. 他们从每周联系一次开始，然后变成每月联系一次, 100天, 200天, 为期一年的间隔, 在过渡到与团队成员周年纪念日期相关的节奏之前，以获得反馈和其他想法.

我不能冲进办公室问别人怎么样, 但我可以很容易地跳上变焦，立即了解那个人在做什么. 不同的方法，相同的结果.

简而言之, 反馈循环是在远程环境中维持强大文化的关键，因为它给了我们即时的反馈, 透明的视线融入我们团队成员的整体健康和幸福.

通过参与来维持文化

除了依靠我们的日常行为来为公司设定文化基调，以及我们保持公司整体情绪恒定脉搏的能力之外, 我们还采用了一些工具，通过全员会议等全公司范围的举措来维持充满活力的文化, 我们的文化委员会, 基于兴趣的松弛渠道, 远程志愿服务的机会.

全公司会议

我们每月的“全员”公司会议让每个人都能了解公司在目标方面的表现, 倡议, 关键绩效指标(kpi), 以及其他领域. 除了这些高级领导团队的演讲，Q&A和大声喊出来部分允许, 和鼓励, 所有成员都参与表彰他们的同事的杰出成就. 这些会议提高了公司的整体活力，并使人们认识到其他人的有益贡献.

文化委员会

文化委员会是一种有效的方式，它可以为团队成员创造源源不断的新方法. 我们的文化委员会, 被称为顶级文化, 定期开会集思广益，制定计划, 行动, 以及支持Toptal使命的活动, 目的, 和价值观. 最近推出的一个项目就是我们的“30对30”挑战，团队承诺每天锻炼30分钟, 在30天内，与其他内部团队竞争.

该委员会旨在成为一个由跨职能团队成员组成的小组，以确保思想和意见的多样性. 成员是代表Toptal核心价值观的榜样，热爱他们工作的地方. 他们充当委员会和各自小组之间的联络人, 保持脉搏, 提供问责和鼓励, 并收集反馈带回团队.

松弛的渠道

在Toptal，我们使用松弛来帮助培养团队成员之间的联系和友情. 我们已经围绕兴趣创建了频道，比如宠物爱好者, 园艺, 烹饪, 读书俱乐部, 梦幻足球联赛, 健身挑战——几乎任何你能想到的兴趣. 当然, 也有专业的渠道, 讨论像编程这样的兴趣, cryptocurrency, 开源, 游戏开发, 或fintech.

除了这些基于兴趣的松弛频道, 我们还使用一款名为“甜甜圈”(Donut)的集成slack应用程序，创建虚拟的“甜甜圈和咖啡”会议，鼓励不在日常工作中一起工作的人建立联系. 每隔几周, 甜甜圈随机配对新同事，这样他们就可以联系并聊聊生活, 工作, 他们的背景, 或者任何想到的东西.

我们基于兴趣的松弛频道以及我们的“Donut”应用程序都是在我们完全远程的团队中建立更多社交联系的简单有效的方法.

远程志愿者机会

提供一种回馈的方式是一种有意义的方式，公司允许他们的团队成员为他们重要的事业分享他们的时间和才能. 支持和鼓励这种慷慨精神也会对团队士气产生积极影响, 从而促进公司文化的整体健康和力量.

远程工作为如何授权团队成员为当地社区做出贡献创造了独特的机会. 代替了公司范围内的志愿者日，这是办公室经验的典型组成部分, 我们鼓励我们的团队成员在个人或地方层面上回馈社会, 他们的特殊技能在哪里最有用.

我们在Toptal创建了一个这样的项目，叫做TopVolunteer, 连接非政府组织, 慈善机构, 以及其他非营利组织，让我们的团队成员帮助那些需要帮助的人. 这已经取得了令人难以置信的成功，并为我们网络中的核心团队成员和人才提供了高质量的回报机会.

这个项目的一个例子是Lora Pleško, 萨格勒布的Toptal设计师, 克罗地亚(与《欧博体育app下载》合作), 一个致力于帮助难民和人道主义工作的非政府组织), 每周举办研讨会，教寻求庇护者的孩子如何编程. 这使孩子们能够开发工具，开始可持续的职业生涯，以支持他们的家庭度过动荡时期.

另一个例子是弗朗西斯科·克拉, Toptal开发人员在Córdoba, 为阿根廷各地的风筝冲浪社区创建了Arduino气象站. 当地的救援站现在依靠这些天气报告, 当危险天气来临时，这种方法能让他们提前得到通知.

鼓励参与和建立友情的活动和论坛, 无论是专门为美食爱好者开设的松弛频道，还是我们每月的All Hands会议, 我们是否积极地维持我们强大而充满活力的文化.

最后的想法

建立和维持强大文化的能力是公司最重要的因素之一, 是否完全分布.

为道达尔建立强大的文化需要坚定的承诺，以确定对我们最重要的价值观, 如何清晰准确地表达这些价值, 以及如何持续强化它们.

对我们来说，我们的价值观已经成为将整个远程组织凝聚在一起的粘合剂. 他们渗透到我们公司的每一个方面, 从我们沟通和合作的方式到我们如何评估个人和集体的表现.

我们在克服距离和依赖面对面的互动来建立强大的文化方面取得了很大进展, 为Toptal的整个团队创造一种凝聚力和团结感. 我们的文化价值观为创建人员和技术框架奠定了基础，旨在推动团队成员之间的紧密联系.

远程工作可以让我在效率最高的时候工作, 让我以最适合我的方式实现我的目标.

多项研究 远程工作的人是怎样的呢 更有成效 比他们的本地同行. 在Toptal, 我们认识到生产力需要明确的目标, 强大的对齐, 在整个组织中建立适当的问责制. 当这三个元素一起工作时，可以期望一个高生产力的团队.

在本章中, 我们探索了一些因素，使远程工作在Toptal富有成效. 这包括创造一种尊重健康的工作与生活平衡的文化, 确保虚拟会议高效运行, 拥抱异步工作的好处, 要求整个组织的战略一致性, 建立良好的工作环境.

保持健康的工作与生活平衡

在Toptal，团队成员通常不需要管理层的推动来鼓励生产力. 虽然这很可能发生, 我们的许多团队成员都专注于明确的目标, 长期专注于完成它们.

当我们团队中的一名成员精疲力竭时, 然而, 它们不会从有生产力变成无生产力. 他们从高产到反高产，犯的错误耗费了宝贵的资源. 这种风险在远程环境中被放大, 哪里更容易过度工作，更难以衡量队友的幸福感.

我们鼓励团队成员对他们的工作量直言不讳. 为一个大项目寻找额外人手总是好过精疲力竭. 我们还建议定期休息，并在睡前几个小时打开松弛通知. 提倡这样的习惯可以帮助新的远程工作者找到自己的立足点.

让我们的团队成员保持高效，避免倦怠, 我们还经常提醒团队成员，我们的自由裁量休假(DTO)政策存在于 他们的 自由裁量权. 灵活性贯穿于整个政策之中, 以至于提出请假请求就像发送一条松弛消息一样简单.

我们认识到，在家工作也会带来挑战，影响团队成员的整体健康和福祉. 可以用来帮助避免这个陷阱的一些解决方案在 第6部分:常见问题.

保持健康的工作与生活平衡是使Toptal的生产力蓬勃发展的众多基石之一.

召开重要会议

提高生产力的另一个组成部分是使会议具有目的, 可操作的, 和准时. 在Toptal尤其如此, 世界各地有数百名完全远程的团队成员，没有时间浪费在没有成效的会议上.

我们使用变焦视频会议软件创建了一个虚拟会议室，我们的团队成员可以在全球范围内进行连接, 而Google G Suite则允许我们“实时”共享和协作文档和演示文稿.“我们可以共享屏幕, 在“聊天区”发表评论,，甚至把会议记录下来，以备将来参考或可能缺席的人使用. In 第五章, 我们扩展了使用变焦和Google G Suite的最佳实践, 以及大量的其他工具，帮助我们的整体生产力.

随着时间的推移, 我们已经能够确定八种最佳实践来优化会议，以获得最大的生产力.

1. 在计划会议时，我们认识到时区和会议时间的灵活性. 有时, 团队成员需要很早起床，或者在晚上晚些时候开会, 取决于每个人的最佳时间. 对于经常性会议, 我们的团队经常制定轮换时间表，这样每个人都可以分担非工作时间加入团队的负担.
2. 开会前, 会议所有者创建议程，并提前在会议邀请本身包含的文档链接中共享该议程. 议程清楚地规定了会议的目的, 这样，与会者就可以提前做好准备, 避免在会议开始时浪费时间.
3. 我们对所有会议都有严格的录像规定. 这不仅使会议更加“真实”,它还能提高注意力，因为团队成员在看视频时不太可能同时处理多项任务. 我们注意到我们的开镜规则也减少了“对不起”, 我需要你重复这个“时刻”，这在很多电话会议上都很常见.
4. 我们要求团队成员在进行视频会议时将通知静音, 让每个人都避免分心.
5. 我们要求所有团队成员在通话时都要有适当的、尊重的语气. 在我们的变焦电话中，打断和过度交谈就像坐在会议室里一样，是不体贴和不尊重的.
6. 我们确保在会议结束时讨论并商定了明确的行动项目. 然后通过松弛将行动项目的摘要发送给所有会议参与者.
7. 如果会议不再需要，我们会取消会议并尽快通知与会者. 同样，如果没有什么可讨论的，我们也会提前结束会议. 这不仅是一种礼貌，也是一种表明我们多么重视集体时间的方式.
8. 一旦会议结束，我们使用松弛集成来评估会议. 会议结束后, 系统会自动向与会者发送通知，通知与会者如何评价会议. 这样做可以确保我们不断改进我们的会议，并让会议负责人对明智地利用每个人的时间负责.

对于一个完全分布式的团队, 高效的会议管理不是一个建议, 而是一种要求. 将我们的最佳实践应用于视频会议电话，确保每个电话都是有目的的, 可操作的, 和高效的.

异步工作的好处

当我们将高效会议管理的概念与异步工作的能力结合起来时，我们的工作效率会提高得更多.

常数, 或者同步通信, 需要面对面的交谈, 电话, 视频聊天, 以及实时协作应用程序. 使用异步通信, 团队成员提供信息, 接受者在自己的时间里看到并回应. 当团队成员位于不同的时区时，这种工作方式有助于最大限度地提高生产力. 想象一下，晚上“传递接力棒”，早上醒来时发现一个已经完成的项目.

当这种异步方法适合于所需的任务时，我们已经看到了团队生产力的提高. 特别是, 我们的工程师发现这种工作方式效率很高，并鼓励他们尽可能独立.

您可以了解有关Toptal用于异步工作的工具的更多信息 第5部分:工具

问责制和一致性

Toptal还通过使用指标来灌输问责制和目标设定以确保一致性，从而最大限度地提高生产率.

通过指标问责

从业务绩效的角度来看, 我们开发kpi并构建仪表板，为领导层和个人贡献者提供日常洞察, 每周, 每月, 以及持续的表现.

通过使用我们的运营问题系统，我们获得了额外的生产力收益. 该系统包括关键的操作指标和不断监测的既定阈值. 在问题成为严重问题之前，根据超出特定容忍水平的性能指标检测问题. 这种早期预警和警报系统通过创建警报，逐步升级到适当的领导来解决问题，从而灌输问责制, 文档, 和记录. 像这样的系统可以为任何组织开发，以提供监督，而无需经理在他们的办公桌前监督团队成员.

远程环境中的对齐——OKRs

如果整个公司的目标一致，生产力就会达到顶峰. 在远程工作环境中, 尤其重要的是要确保每个人, 无论他们在哪里, 是否与相同的目标一致.

这就是我们如此强调OKR流程的原因. 如果职能部门和团队在推动可测量结果的商定计划上工作, 它不仅加强了协作和信任，而且确保每个人都在努力工作，以获得最高的努力回报.

在Toptal, 我们采用了正式的流程来建立公司和职能/团队级别的okr, 并通过与所有高管的“年度协调会议”进行协调. 我们okr的发展不可或缺的是，每一个okr都与一个可衡量的KPI相关联. 这确保了我们的团队以与公司目标相关的方式使用他们的资源，并建立了与可衡量的关键结果和成果相关的绩效预期.

我们进一步将okr级联到个人层面，以确保公司中的每个人都专注于正确的事情，并有效地利用他们的时间. 另外, 当其他依赖关系对实现预期结果至关重要时，任何关键依赖关系也会被注意到并“接受”.

因为透明度是我们文化的核心组成部分, 公司里的每个人都能看到公司里所有的okr, 我们通过每个职能级别的高管进行季度审查，逐步灌输问责制.

在Toptal, 我们的生产力水平和我们为灌输责任感和一致性所做的工作之间有着深刻的联系. 我们的kpi和okr是监控和优化公司绩效的重要工具, 函数, 个人层面.

远程工作设置的基础

我们从高效会议中积累的生产力, 异步工作, 问责制, 只有当我们的团队成员能够在有利于集中工作的远程环境中工作时，才能真正实现一致性.

而我们的远程团队成员可以灵活地在任何地方工作, 他们经常参与需要长时间关注的高度复杂的技术项目.

建立一个真正的“办公室”环境是提高在家工作效率的常识性建议之一. 我们发现，在Toptal，如果远程团队成员的工作环境包括他们可以分散的工作空间，那么他们的工作效率最高, 整理材料和设备, 和集中. 对于许多, 这意味着在家工作, 在那里，干扰是有限的，他们可以为工作创造一个指定的地方.

让家庭办公室的外观和感觉类似于办公室，可以减少坐在电视机前“一心多用”的诱惑. 在家里有一个专门的空间也可以让你更容易把工作相关的东西放在一个地方, 减少丢失重要文件的焦虑，减少家里其他地方的杂乱.

最近对我们领导团队的一项调查概述了一些简单但有效的建议，以建立一个优化的工作空间:

• 确保有一个专门的工作空间或办公桌供日常使用，避免在交通繁忙的地方分散注意力.
• 确保你的空间有强大的wifi连接，以避免不必要的干扰和尴尬(通常是恼人的)技术故障.
• 屏蔽可能会分散你和视频会议对象注意力的背景噪音.
• 有一把舒适的椅子来支撑你的姿势，并在心理上暗示你的“工作”心态.
• 确保充足的光线，以保持您的眼睛健康，并帮助您在视频电话会议上的外观清晰.
• 确保你有必需品:硬件，比如笔记本电脑, 大屏幕显示器, 打印机, 网络摄像头, 还有带麦克风的耳机.

在家里有一个专门的工作空间是一个相当普遍的建议, 但它在推动生产力方面的重要性不容忽视.

最后的想法

生产力需要明确的目标, 强大的对齐, 在任何组织中都有适当的问责制. 当这三个元素一起工作时，可以期望一个高生产力的团队.

在远程环境中实现生产力, 我们认为，鼓励在家里有一个专门的工作空间是很重要的, 制定有效会议的规则, 并要求明确和透明的问责制.

在家工作时保持高效率并非没有挑战. 我们发现，创建一个专门的区域可以最大限度地减少干扰，并有助于将工作与生活中的其他需求分开, 使我们的团队成员尽可能高效地实现他们的目标.

保持会议的效率, 我们为视频会议制定了规则，允许参与者提前准备, 开会时避免分心, 并提供反馈，帮助不断优化提高效率.

知道问责制和生产力是相辅相成的, 我们采用了在公司建立okr的正式流程, 函数, 个人层面, 定期监测他们, 让公司里的每个人都能看到. 当所有团队成员通过共享联系在一起时，我们公司的工作效率最高, 明确目标，然后通过实现这些目标获得奖励.

完全分布式团队的安全性遵从性必须基于减轻远程工作产生的特定风险. 其中一个重要的组成部分是为整个公司提供清晰的, 详细的政策保护和保护每个团队成员的设备和数据, 不管他们在哪里工作.

每个公司都需要建立严格的安全协议，以确保他们的系统免受外部入侵. 通过一个完全远程的团队来完成这项任务，需要对这种分布式工作方式产生的潜在风险来源有敏锐的理解，并确定减轻这些风险的最佳工具和策略.

在办公室环境中, 提供安全性的战略方法建立在集中保护的模型之上. 这源于在一个封闭环境中工作的本质, 哪里有有限数量的IP地址可以监督. 另一方面, 远程工作人员没有集中的环境作为保护的焦点. 而不是, 完全远程的公司必须构建虚拟屏障来保护自己免受外部攻击.

多年来, Toptal开发了工具和技术，使用这些虚拟屏障来保护我们的远程团队和数据的安全. 本章描述了我们为实现这一基本功能而采用的具体策略，并首先描述了我们的安全运营团队的主要职责.

安全行动小组

我们的总体安全方法基于一个框架，该框架确保每个团队成员的安全性都遵循良好定义, 集中的政策. 这些政策是由我们的安全运营团队创建的，他们最终对整个组织的健康和安全负责, 但是，我们工作人员的分布式特性也要求每个团队成员承担额外的责任. 确保我们的团队成员被授权以负责任的方式行事, 安全运营团队为我们的安全框架提供工具和详细指导;

• 建立公司范围内的安全策略，并在需要时进行优化.
• 建立和维护攻击媒介和补救数据库.
• 在公司范围内创建和分发安全培训.
• 维护一个工具集，定期对所有产品和团队执行安全审计.
• 管理和分类安全事件.
• 改进安全控制的覆盖范围和有效性.

安全策略 & 程序

在本节中, 我们详细说明了我们为保护我们的服务和文件以及我们的访问控制和加密策略而采用的各种政策和程序.

保护云服务

不像物理办公环境需要保护内部网络, 像Toptal这样的远程公司专注于保护驻留在云中的众多工具和系统. 因此，用于办公网络的传统防火墙被云服务提供商所取代.

基于云的应用程序和软件即服务(SaaS)应用程序构成了我们公司的支柱, 促进我们的远程工作能力和全球协作.

从安全角度来看，使用云服务的优势有很多:

• 无单点故障。.
• 管理所有服务的安全性.
• 多级冗余.
• 无需硬件维护.
• 不需要网络防火墙或网络帐户控制列表(acl).

确保我们安全使用这些基于云的服务是至关重要的. 要做到这一点, Toptal采用我们的SaaS和云服务提供商提供的两步验证来提供额外的安全防范黑客攻击. 双因素身份验证(2FA)是登录网站或应用程序时使用的额外安全层. 除了提供用户名和密码之外, 团队成员需要提供另一种形式的身份验证. 第二种形式的身份验证最好通过Google Authenticator或通过移动电话文本消息执行.

对所有支持2FA的toptal相关帐户强制实施双因素身份验证:Google, GitHub, LastPass, 松弛, 等. 在Toptal, 我们不允许在不使用2FA的情况下以数字方式共享任何机密信息, 包括任何密码恢复码.

另外, 我们使用LastPass来满足所有密码管理需求, 因为它可以安全地存储团队成员的密码, 简化登录, 并且允许在团队之间方便地共享密码. LastPass还允许我们的IT运营团队控制使用策略并简化用户管理, 这两个特性对于远程组织尤为重要.

最后, 我们对极速有特殊的安全措施, 这是我们最常用的交流工具之一. 为了确保变焦呼叫的安全，我们要求在变焦的设置中启用会议密码. 通过这样做, 一个新的, 可以为每个会议生成唯一的链接，其中包含嵌入在该链接中的密码. 与更常用的9位数变焦会议ID相比，在链接中嵌入密码使其更安全，免受外部入侵者的攻击.

安全共享文档

我们在Toptal的所有文档都是通过Google Drive内部共享的, 谷歌的文档平台和云存储解决方案, 很大程度上是因为它能够轻松安全地分发内容. 使用双因素身份验证, Google Drive允许团队成员安全地与任何其他团队成员共享文档. 查看, 编辑, 还可以在共享驱动器上设置评论限制, 文档, 或者文件夹级别.

为了更安全地管理访问控制，Toptal使用了单点登录(SSO). SSO使用受信任的第三方系统进行身份验证，并在提供对工具的访问时依赖于其身份验证数据. 使用SSO的优点有两个:

• 通过减少需要记住的密码数量来提高安全性.
• 通过加速访问存储在Google Drive中的每个资产来提高生产力.

确保我们所有基于云的工具和服务的安全对我们开展业务的能力至关重要. 双因素认证为我们使用这些服务增加了另一层信心，在我们严重依赖Google Drive进行所有文档共享的情况下，这一点尤为重要.

访问控制策略

因为我们把所有的工具和服务都存储在云端, 不可能像在办公环境中那样，在物理上限制对它们的访问. 因此, 定期审核访问控制, 我们已经自动化了所有工具的账户创建和终止过程. 对于我们最关键的服务器，只能通过VPN授予访问权限.

我们使用三个团队来管理访问控制:

1. IT运营部门负责为所有Toptal团队成员提供所有内部服务的帐户访问和权限更改.
2. 安全运营团队定期审核所有帐户和帐户控制列表，并根据我们的安全和访问控制政策报告安全违规或不合规帐户/访问.
3. 合规团队处理所有审计报告，并评估需要采取的行动，以确保符合我们的政策.

我们使用正式的用户访问配置流程来分配或撤销所有用户类型对所有系统和服务的访问权限. 通过实现身份验证机制, 与唯一id一起使用, 我们可以验证用户的合法性. 确保对所有系统组件上的所有团队成员进行适当的用户身份验证管理, 用户身份验证机制需要符合所有其他适用的策略和过程.

我们的访问控制策略非常健壮和具体, 考虑到需要虚拟地管理一切. 下面四个部分将详细介绍这些策略.

基于角色的访问控制

我们对用户和信息资源实施基于角色的访问控制(RBAC)策略，并根据作业分类控制访问, 函数, 团队成员. 我们可以通过与唯一id一起实现身份验证机制来验证用户的合法性. 任何新帐户的默认访问级别都设置为“拒绝所有”,，必须批准授予访问级别. 经常对角色进行用户到角色和角色到用户的审计，以确保所有用户都具有适当的权限级别. 另外, 在包含公司数据的第三方系统中创建的帐户链接到用户的电子邮件帐户.

特权访问权限的管理

我们的安全和系统管理员具有更高的权限，可以访问我们的信息系统. 像这样, 安全操作, 基础设施, 系统和数据库管理员增加了确保我们安全的责任. Toptal拥有高级特权的员工应该:

• 就有关资讯保安事宜向资产拥有者提供意见.
• 协助资产所有者制定安全计划, 风险评估, 相关的文档, 或过程.
• 确保对任何影响应急和灾难恢复计划的信息系统的任何更改都传达给负责维持该信息系统操作计划连续性的资产所有者.
• 确保充分的物质和技术保障措施在其职责范围内发挥作用，并确保在需要知道的基础上，只有授权人员才能获得信息和数据.
• 在允许用户访问任何信息系统之前，确认用户已经接受了适当的安全培训.
• 实施适用的安全访问程序和机制, 纳入适当级别的系统审计, 审查审计日志.
• 记录和调查已知或可疑的安全事件或违规行为，并向安全运营团队报告.

认证机密信息的管理

对于需要保密认证的信息，我们也有具体的策略:

• 信息系统必须唯一地标识和验证用户或进程.
• 所有用户在访问任何信息系统之前都必须有一个分配给他们的唯一标识符(ID). 除了为每个用户分配唯一的ID之外, 必须使用以下方法中的至少一种来验证任何用户:
  • 用户知道的东西(e).g.，密码或密码短语).
  • 用户拥有的东西(e).g.，令牌装置或智能卡).
  • 用户是(e).g.、生物).
• 对所有标准用户和特权用户进行适当的用户标识和身份验证管理, 所有信息系统, 必须配置为:
  • 只有经过授权的用户才会获得用户id.
  • 用户名和服务帐户是唯一命名的.
• 要想访问公司信息系统，需要获得主管或经理的书面授权(在松弛上聊天就足够了).
• 个人标识符的管理不适用于共享信息系统帐户(例如.g.、访客账户和匿名账户).
• 用户或设备标识符永远不能被重用. 先前使用的个体的赋值, 集团, 角色, 或设备标识符给不同的人, 组, 角色, 或设备是不允许的.

访问控制的定期审查 & 用户管理

我们每六个月对所有访问控制策略和用户管理系统进行审计，以确保符合所有其他安全策略. 如有需要，将立即更正. 评估和引进新技术或服务必须考虑到Toptal的安全策略和审计的需要, 监控, 报告, 并在发生特定事件时通知.

加密策略

为了交流目的, Toptal依赖于第三方通信工具和服务提供商(例如.g.，谷歌，松弛等.)，以保障安全及私隐. 使用专有程序进行加密, 即使它们实现了一个公开可用的标准(例如.g.(PGP是由赛门铁克开发的)，不允许. GPG是OpenPGP标准的免费实现，它可以/应该在需要时使用.

应用程序设计和解决方案实现必须考虑到快速替换算法和密钥的需求, 可靠地, 而且不会对服务产生影响. 此外，如果算法或密钥被泄露、过期或撤销，应该很容易替换. 禁止使用DSA、DES、3DES、MD5、SHA1、BLOWFISH算法.

个人密码是不允许的. 相反，我们使用如下所述的加密系统、算法和哈希函数:

目的	加密系统	最小密钥长度	例子
对称加密	AES	256位	IPsec
非对称加密	RSA	2048位	SSH
密钥交换	DH / ECDH / IKE	2048位
消息完整性	HMAC-SHA2		IPsec
消息散列	SHA2	256位
密码哈希	PBKDF2 / Bcrypt / Scrypt

密钥长度要求作为我们年度安全审查的一部分每年进行审查，并根据需要进行升级. 所有资源必须通过HTTPS提供, 所有通过HTTP接收的请求都必须重定向到对应的HTTPS. HTTP严格传输安全(HSTS)必须在所有应用程序中实现, HTTPS必须只使用TLS实现(不使用SSL).

我们为保护我们使用的所有基于云的服务而制定的策略是专门为完全分布式的团队而构建的. 我们在控制对所有基于云的工具和服务的访问时，应用了相同的专用逻辑, 以及我们的加密策略. 此外，我们有具体的程序来保护所有公司的数据，如下所述.

数据安全

在公司无法控制团队成员在何处开展工作的远程环境中，数据安全至关重要. 支持内部数据保护工作, 我们的团队成员拥有完成其工作所需的最少数量的权限. 我们的IT运营团队管理所有账户和数据，如果账户被泄露或终止，可以撤销访问权限.

Toptal的信息安全策略基于ISO 27001:2013标准, 27002:2013, 27005:2011信息安全管理标准, 安全控制, 以及风险评估和治疗.

我们的数据安全策略包括数据保护和数据备份.

数据保护

Google Suite是我们选择的文档平台和云存储解决方案. 我们还将文档存储在Atlassian 融合中. 这两种服务都提供传输数据加密(256位SSL/TLS加密)和静态数据加密(融合采用AES-256, Google Drive至少采用AES-128)。.

对于源代码存储和版本控制需求，Toptal使用GitHub的服务. GitHub使用带有加密磁盘的主机，数据通过SSH (Secure Shell)和HTTPS传输.

Toptal为每个应用程序使用一个单独的数据库, 有助于在安全漏洞的情况下控制或最小化风险. 数据库存储在Amazon S3中. 将DB转储传输到S3 bucket总是通过加密连接完成的, S3服务提供的存储是加密的(AES-256).

数据备份

查看配置备份过程, 必须定期评估Toptal使用的每台服务器，以评估是否需要备份. Toptal使用配置管理系统(Ansible)等技术在需要时重建有缺陷的服务器. 这消除了对每个服务器的备份进程的需要.

配置管理系统的存储是来自GitHub的版本控制系统服务. 尽管GitHub是一个完全分布式的版本控制系统(使得备份存储库的需求几乎是多余的), 我们的Jenkins自动化服务器维护存储库的实时副本.

与我们的配置备份过程类似, 我们还存储了依赖于GitHub的任何应用程序的源代码副本. 如果一个服务不能从GitHub访问源代码, 它们被指示从备用备份位置(通常是, 我们的Jenkins自动化服务器), 在哪里可以获得代码的工作副本. 这确保了对这些应用程序的持续访问和使用.

以确保我们的备份系统没有损坏，恢复程序将工作, 我们运行测试场景，我们无法从GitHub访问源代码.

我们的数据安全政策是全面的，旨在防止数据丢失. 然而，数据丢失并不是我们可能遇到的唯一威胁. 这就是为什么我们还为潜在的安全漏洞制定了计划, 提供避免诈骗的实用技巧, 并制定了反恶意软件指南.

避免诈骗

明确的沟通政策可以帮助团队成员避免欺诈. 这就是我们在松弛中创建确认通道的原因, 利用其双因素身份验证功能. 如果收到的电子邮件询问有关主题的信息, 我们可以通过松弛与发送者确认消息的合法性.

松弛还允许我们定期轻松地向整个团队更新针对公司或行业的网络钓鱼或其他骗局.

恶意软件的指导方针

Toptal的任何团队成员如果怀疑用于访问Toptal系统或数据的设备中存在恶意软件，必须立即向Toptal安全运营团队报告，并立即遵循适用的安全程序或从Toptal安全运营团队收到的指示.

所选的反恶意软件解决方案必须合法使用，并符合其许可证, 它的定义数据库是否一直保持最新, 并在主动保护模式下运行(设置应用程序主动保护设备，而不仅仅是通知用户). 恶意软件解决方案还必须配置为定期执行深入检查, 任何受恶意软件感染的设备必须与Toptal的资源断开连接(注销所有服务/帐户)，直到其恢复/清理.

为了支持我们制定的所有安全协议，以保护和防止我们的完全远程团队免受外部入侵者的攻击, 我们还提供必要的技术支持, 虽然是以一种为我们的分布式网络构建的方式.

远程团队成员的内部技术支持

迁移到远程工作的个人和那些习惯于内部IT操作的人应该期望他们的工作方式发生转变, 特别是如果他们已经习惯了接受面对面的支持.

Toptal的IT运营团队更喜欢引导员工解决他们自己的问题. 我们通过维护单个存储库来解决日常问题, 自助访问. 我们也有一个FAQ/知识库来解决常见的问题和答案, 减轻支持团队的压力，并在团队成员需要时加速向他们提供正确的信息.

我们也有一个松弛频道，在那里可以直接向支持团队提出简单的问题. 这可以改善修复问题的沟通，并使其他人意识到常见问题. 对于更复杂的问题, Toptal有一个票务系统，在运营团队中创建了一个清晰的责任链.

最后, 我们通过变焦视频会议提供远程支持, 经常使用该工具的远程控制桌面功能在通话时诊断问题. 这种方法最大限度地减少了团队成员所需的工具数量和应用程序之间的任何跳转.

最后的想法

远程团队成员需要适当的信息安全和技术支持来保护他们的设备和数据, 无论他们在哪里工作. 对这一点有帮助的是良好定义和强有力执行的安全遵从性标准, 授权, 并保护我们的团队成员.

这包括我们强制使用Google Drive来共享所有文档, 普遍使用双因素身份验证, 严格的访问控制策略, 以及定义良好的加密协议.

它还要求我们的数据安全政策同样详细，包括防止违规的系统，以及泄露时的主动计划, 诈骗, 否则可能会出现恶意软件.

警惕保护我们的信息系统是保持我们的虚拟墙的安全至关重要.

远程公司需要非常战略性地考虑他们选择的工具. 这些决定会影响或破坏他们有效沟通的能力, 对内对外, 以及他们将生产力最大化的能力. 公司使用的工具与其获得竞争优势的可能性之间存在直接联系.

对于远程组织, 在没有物理接近的情况下, 至关重要的是，技术工具增强了员工的生产力并支持了团队. Toptal已经接受了这些工具, 利用它们来构建工作流, 从一开始, 不再需要实体办公室.

本章揭示了我们为远程工作人员使用的工具以及使它们发挥作用的最佳方法. 其中包括松弛和变焦等通讯软件, 像Miro和融合这样的生产力工具, 人员操作工具，如Top Team和Polly, 以及JIRA和GitHub等开发工具.

通信技术

作为一个完全远程的公司, 决定使用正确的通信技术对我们轻松高效地完成工作的能力有着巨大的影响. 下面几节概述了我们首选的通信工具.

松弛 -日常通讯

我们使用松弛作为所有即时通讯的主要工具, 因为它提供了直观的组织, 容易获得公司的知识, 以及与双因素身份验证相关的安全性. Microsoft Teams和Yammer是用于此目的的类似产品.

松弛的主要优势之一可以从它的首字母缩略词中找到:所有对话和知识的可搜索日志. 对于像我们这样的远程组织，它是企业级通信的基础.

新的远程组织应该谨慎选择消息传递平台, 因为它构成了日常偏远生活的基石.

由于所有的书面对话都是通过松弛进行的，我们内部很少使用电子邮件. 根据我们的经验, 电子邮件很慢, 更难以组织, 缺乏智能搜索功能, 并且不允许实时协作和决策. 鉴于我们严重依赖松弛进行日常交流, 我们在渠道结构和礼仪方面采取了详细的内部政策，以提高清晰度和理解力，并为我们的文化设定了合适的专业基调.

松弛水道构造

我们的团队成员可以创建与特定项目或兴趣相关的沟通渠道. 随着时间的推移，开放通道的数量可能会增加，从而导致界面混乱和混乱. 为了防止这种情况，Toptal创建了自己的渠道分类结构. 为松弛渠道创建一个结构和共享的术语可以帮助团队成员轻松地在组织中导航，并缩短新团队成员的适应期.

在Toptal, 每个内部团队都有自己的渠道, 同时使用“[TEAM]-core”和“[TEAM]-misc”作为沟通媒介——前者用于高层团队公告, 后者用于更多的日常讨论. 主要通用通道是Toptal的主要公告工具. 重要的, 全公司的新闻都是通过这个渠道发布的, 只有特定的工作人员才被允许在这个频道上发布消息.

我们以“-”开头的松弛频道是公司创建的, “官方”频道, 哪个是中心团队的职能. 员工可以为特定项目或用户兴趣组创建频道, 他们没有“-”前缀，确保员工立即意识到其在组织中的等级地位.

Toptal中每个团队的“核心”和“杂项”通道在整个组织中都是公开可见的，员工可以免费加入. 公开发布信息是一种自我监督机制, 有助于减少垃圾邮件和粗心的消息传递. 我们使用私人渠道处理敏感问题, 例如，还没有准备好普遍消费的新举措.

松弛聊天礼仪

维护远程组织的专业秩序, 必须为通信制定明确的标准. 在Toptal, 我们对此非常重视, 对错别字强烈皱眉, 糟糕的语法, 俚语的使用.

Toptal团队成员来自世界各地，但每个人都用美式英语交流. 可搜索的, 松弛频道的公共性是一种沟通质量的自我调节机制. 公司的新员工在入职期间被指导遵守我们的指导方针, 哪些提供了在书面交流中如何表达自己(以及如何不表达自己)的例子.

松弛允许在通信中添加名称标签, 但我们不鼓励在我们的松弛频道中过度使用大量的名字标签. “@channel”标签将通知所有用户，无论他们的通知设置和当前时区如何, 因此, 仅用于公司范围内的重要信息. 相反，“@here”标签是首选.

实行远程办公的公司应该鼓励员工之间的过度沟通. 面对面环境中不言而喻的启发可能更难远程复制, 所以我们给出的反馈是有背景和清晰的. 我们依靠全面管理者以身作则，选择直接而不是模糊. 这种方法鼓励直接下属遵循类似的风格.

我们用表情符号来回应，而不是连续不断的简短肯定回复, 因为它们简化了通信流. 表情符号也为我们的团队成员提供了一种表达自己和个人性格的方式.

在松弛中复制物理办公室

团队松弛频道对于激发团队之间的创造力和创意非常重要. 我们试图阻止私人, 针对可能对更广泛的团队有启发和帮助的主题进行一对一的消息传递.

远程工作意味着你错过了在设计工作室空间中遇到的自然自发的对话, 因此，团队频道为所有设计师提供了一个了解其他设计师在做什么的窗口.

所有团队成员都有松弛的个人资料，清楚地说明了他们的角色, 电子邮件, 电话号码, 还有他们内部目录的链接. 每个团队成员都选择一个正式的用户名，并包括一个专业的头像作为他们的头像. 我们使用状态更新来帮助通知其他团队成员，如果一个同事暂时不可用或随意休假.

语法-不再有拼写错误

Grammarly提供给total员工检查我们写作的语法和标点符号. 它提供了一个网络浏览器插件, 它可以无缝集成到松弛和Toptal用于写作的其他工具(例如.g.、Google Docs).

Toptal在全球拥有一支多元化的员工队伍, Grammarly有助于在组织内部和客户沟通中保持高水平的质量.

缩放-视频会议

选择合适的视频会议服务是远程组织的另一个重要决定. 有许多企业级服务, 与Skype, 谷歌视频群聊, 极速是其中最突出的三个. 我们选择使用变焦的原因如下:

• 提供跨所有流行平台的本机移动和桌面版本.
• 包括一系列屏幕共享、远程委托和白板协作选项.
• 有效的缓冲技术适应全球不同互联网速度质量的团队成员.
• 能够模拟拨入传统电话.
• 与松弛无缝集成.

多年来，我们一直在Toptal使用变焦来处理从一对一电话到现场面对面团队交流会议的所有事情, 一直到整个组织的全员会议. 变焦的可扩展性补充了Toptal自身的增长, 处理有数百名与会者的会议.

变焦在Toptal的有效性背后的一个核心优势是它与现有工作流程的集成, 最著名的是谷歌Chrome浏览器和, 当然, 松弛. 只需在松弛中输入“/zoom”，我们就可以创建一个一键式的视频通话入口.

为远程中心组织建立视频会议规范是必要的. 在Toptal，团队成员被要求开着相机进行桌面通话. 这有助于更快地建立关系，并提供有用的肢体语言线索. 镜头前的互动不仅使会议更加“真实”,它还能提高注意力，因为团队成员在看视频时不太可能同时处理多项任务.

Krisp.ai -消音

确保背景噪音, 内部或外部, 对于远程工作的人来说，最小化电话是必须的吗. 的Krisp.Ai工具-用于移动和桌面-已被证明是我们团队成员的有用工具, 要么是为了消除对方通话时的背景噪音，要么是为了礼貌地消除对方的干扰.

我们在很大程度上依赖于上述章节中分享的所有通信工具. 将这些工具与我们首选的生产力工具相结合和集成，是我们能够在这种无缝环境中作为一个完全远程团队执行的最强大的方式之一, 富有成效的, 和快速的方式.

生产力工具

我们首选的生产力工具正如其名字所暗示的那样:提高我们的生产力. 鉴于生产力是我们公司精神的一部分, 选择正确的生产力工具总是一个彻底的过程. 下面是我们日常使用的工具，它们已经被证明可以提高我们的工作效率.

Google G Suite -协同工作 & 文件共享

Google的G Suite是我们选择的文档平台和云存储解决方案. Microsoft Office 365也是许多组织的热门选择.

G Suite文件共享的本质, 版本控制, 协作能力是展示我们文化中固有的透明度和生产力的重要实用工具.

文档、幻灯片和电子表格的创建在任何组织中都是无处不在的技能. 近年来, 协同工作特性的进步增强了软件功能. 与同事一起处理实时G Suite文档是我们的常见做法.

在Toptal，文件附件只允许在外部客户端通信中使用. 在内部, 在松弛, 所有文档都是共享的, 具有指定的权限, 通过链接到他们在内部谷歌硬盘文件夹中的位置. 以这种方式工作可以维护对大型文档的版本控制，并将通信通道上的噪声降至最低, 让员工专注于手头的需求.

头脑风暴工具

办公室团队经常使用白板进行构思和头脑风暴练习, 远程团队使用数字等价物进行完全相同的操作. 使用Miro进行头脑风暴练习有助于利用协作输入并为会议提供结构. 我们的许多团队发现这个工具非常有用, 从依靠Miro创建工作流程的产品团队到利用该工具进行创意的品牌营销团队.

Miro对于我们的创意团队来说是一个非常有效的工具. We have brainstorming sessions with 10 people using a reappearing board; people throwing ideas, 创建工作流.

Collabshot -展示，不要告诉

Toptal为分布式团队创建了自己的截图工具Collabshot，它具有内置的注释功能. 这些带注释的截图可以让我们更快地理解要点，并提供更多描述性的反馈，从而提高我们的工作效率. Collabshot的快速截图被上传到云端, 以连结分享, 并且可以被多个用户注释.

织布机-视频演练

当进行远程操作时, Loom的视频演练是一个很好的方式，让你的POV听到时，现场视频通话是不可能的，或者当主题太复杂，写在松弛消息. 织机同时记录您的屏幕, 网络摄像头, 和麦克风，然后可以通过与松弛的集成直接发送给另一个团队成员. 对于异步工作或时区不适合实时对话的团队来说，这是一个很好的工具.

Trello和Asana -工作流管理

基于云的看板(如Trello和Asana)可以帮助远程组织管理工作负载. 他们把项目分解成单独的任务, 跨越整个工作流程, 每个工人对各自的任务负责.

Trello是Toptal一款有效的工作流管理工具，可以无缝集成到公司现有的远程工作工具中. 例如, 我们的设计团队为整个公司创建图形资产, 处理请求数组. 我们的员工通过谷歌表单提交请求，该表单将进入设计团队的Trello板. 然后，团队跨以下里程碑管理工作负载, 待办事项列表, 在设计, 在检查中, 批准, 运, 驳回了.

当复杂的远程生产工作流程需要更多粒度时，我们的一些团队也会使用Asana. 一篇单独的书面内容, 例如, 可能需要一个作家, 编辑器, 设计师, SEO专家, copy编辑器, 以及来自多个利益相关者的反馈. Asana创造了一个单一的事实来源，所以很清楚谁拥有过程中的每一步，什么时候应该完成. 任何人都可以在一个屏幕上看到一段内容的整个过程, 或者，他们可以缩小到日历视图，以获得高级编辑透视图. 各种内容类型的可定制模板-播客集和文章, 例如，帮助项目经理避免重复的工作. 我们发现Asana鼓励明确所有权, 帮助避免丢球, 并使整个团队对及时的内容交付负责.

汇流——所有知识的源泉

在远程组织中实现知识获取的民主化是至关重要的. 总是需要了解流程或更新现有流程. 我们使用汇流, 一个wiki式的企业知识管理系统，它为分布式团队提供了优秀的工具来记录他们的过程. 我们一丝不苟地建立了全面的知识记录，以确保在面对变化时能够保持连续性.

他们自己, 我们的每一个生产力和沟通工具都为我们的团队成员提供了巨大的价值, 但是当我们的工具集成在一起时，它们的真正力量会成倍增加.

集成

一旦在完全远程的环境中，利用增强远程工作的工具就成为一种明显的必要性. 然而, 整合不同的应用程序是很重要的, 组件, 和平台一起确保他们都发挥各自的优势, 表现为协同作用. 没有松弛之间的强大集成, 变焦, TopTeam, 融合, 以及其他十几个平台, Toptal将不会是像今天这样高效的远程工作环境.

下面, 我们描述了我们如何成功地完成了许多这样的集成，以便为您如何在您自己的组织中完成相同的集成提供见解.

Zapier -齐心协力

Zapier是我们汇集本节中描述的所有工具的宝贵资源. 它允许工作流相互连接以完成可以自动执行的任务. 例如, 当向Trello板提出请求时, 他们是由Zapier通过提交一个谷歌表单适当路由. 通过Zapier有一系列的集成，我们强烈推荐它.

松弛 -集中式界面

因为松弛是我们所有内部沟通的主要工具, 它已经成为我们许多人的集中界面, 如果不是全部, 我们的积分. 这些集成允许我们的团队成员每天执行许多任务, 无需离开松弛环境就能完成重复的任务, 这样就可以获得类似彭博终端的工作体验. 只需输入一个斜杠, 后面跟着一个命令, 我们的团队成员可以执行诸如通过变焦集成启动视频会议或通过与我们的Top 团队门户集成按部门和位置搜索人员等操作. 关于团队成员可以通过类似命令行的交互来做什么，这个列表相当长, 尽管Toptal几乎所有的事情都可以通过与松弛的整合来完成. 这些快捷的命令使日常交流大大提高了效率.

当我们的工具无缝集成到一个更大的数字生态系统中时，我们所有的团队成员都获得了巨大的效用, 我们的人员团队也依赖于一些非常具体的工具来帮助他们的团队在完全远程工作的构建中执行任务.

人员操作技术

我们的人力资源团队使用许多工具来促进与员工和申请人在人力资源问题上的互动. 下面，我们将重点介绍我们使用的最重要的工具.

顶级团队-内部软件

Top Team是我们自己的内部软件，专门为远程员工构建, 它已经发展成为一个无价的资源，包括团队成员的简介, 组织结构, 职业生涯的地图, 目标设定.

在Top Team平台上, 每个团队成员都有一个带有他们头衔的个人资料, 团队, 经理, 在公司工作的时间长短, 还有一份自己写的简历.

通过顶级团队, 每个团队成员都可以深入到他们想要看到的组织的任何部分, 从他们自己或他们选择的任何团队成员开始.

Top Team进一步允许用户向下钻取到组织中各种角色的职业地图. 这些地图清楚地描述了在一个部门内晋升所需的技能和经验，并展示了其他部门的可能机会. 个人可以探索任何部门的角色，而不仅仅是他们目前工作的部门.

Top Team允许团队成员从高层看到公司目标，并深入了解他们的特定团队将如何为整个组织实现这些目标做出贡献. 这培养了对目标的主人翁意识，并将每个团队成员的行动与公司的更大愿景联系起来.

Lessonly学习管理系统

我们在所有培训课程中使用的学习管理系统也是如此. 我们使用这个系统，因为它为远程员工提供了必要的自我指导的入职. 除了, 它具有令人难以置信的适应性和可定制性, 允许管理者为特定的角色和学科创建自己的学习路径. 该系统还允许测试门，验证积极参与和理解的主题.

杠杆-申请人跟踪系统

Lever是我们在Toptal使用的申请人跟踪系统(ATS). 它的布局直观而简单，虽然它的功能是巨大的. Lever允许跟踪和管理进入团队的申请人的整个管道. 我们可以创建面试路径, 针对每个角色的反馈表单, 甚至包括用于托管访问的机密字段. 这些特性使我们能够避免由于需要远程跟踪申请人而自然产生的潜在歧义. 培训我们的团队成员如何使用这个工具是简单而快速的, 对于完全分布式的劳动力来说，哪一点也是有益的.

UltiPro - HR & 工资管理系统

UltiPro是我们的人力资源管理系统. 它是团队中所有数据的唯一真实来源, 包括工资信息和每个工人在Toptal的工作经历. 使用UltiPro的主要好处是它能够在我们庞大的全球范围内无缝工作, 其他系统所缺乏的能力. 这使我们能够将70多个国家的财务和工资联系起来, 使从单一来源提取报告变得容易.

忍者-时间离开请求

Toptal采用基于信任的无限自由裁量休假(DTO)政策, 这种信任带来的期望是，每个团队成员都将与队友协调他们的工作量，这样就不会有失误.

PTO Ninja允许任何团队成员在松弛的聊天窗口中以任何理由提出请假请求. 该插件还集成到我们的日历中, 合并委托功能, 并在返回工作岗位时通知休假的团队成员委派任务的状态. 它还显示了一个完整的团队日历, 允许管理人员轻松识别何时可能存在过多重叠. 该工具的功能使我们相信我们的无限DTO策略将由我们所有的团队成员负责地管理.

共同点-反骚扰训练

线下的反骚扰培训往往是出了名的无聊, 这个问题在你走远的时候并没有减轻. Toptal的在线培训与将互动的Common Ground合作. 在这, 每个团队成员查看一个交互式的, choose-your-own-adventure-style故事, 它讲述了一个虚构的团队成员在工作场所做出具有挑战性的决定的故事. 除了它与参与者互动的能力, 我们之所以选择这个特定的工具，是因为它可以很容易地适应我们团队成员所在的许多国家存在的文化差异.

Polly -调查工具

Polly是我们用于团队成员调查的松弛应用程序, 让员工团队监控员工的幸福感. 它的即时反馈功能非常适合我们的文化, 我们在哪里接受任何工具或策略来优化我们的生产力. 另外, 就像我们公司文化的许多其他方面一样, 该工具允许完全透明, 让我们有能力识别和帮助那些可能表现出消极或沮丧迹象的团队成员.

Chronos - Rate会议

Chronos, 这是我们用来集成到松弛中的内部工具, 允许每个团队成员在会议结束后对会议进行评分. 这为会议的价值提供了即时的透明度，并使团队有机会决定哪些会议是必要的. 因为我们的日常沟通和协作都是通过变焦视频会议进行的, 最大限度地提高会议效率是绝对必要的. 克罗诺斯是我们实现这一目标的另一种方式.

上述支持我们的人员团队的工具补充了我们在本节中强调的所有其他工具. 所有这些工具都是有条不紊地选择的, 因为它们已被证明在其预期目的和我们远程团队的特定需求方面是最有效的.

开发人员工具

我们的开发人员使用许多工具来帮助进行项目管理和团队协作. 下面，我们重点介绍一些我们使用的最重要的工具.

JIRA——项目管理

JIRA是我们主要的项目管理和问题跟踪工具. 它是一个非常灵活的解决方案，支持各种工作流程，并与融合和松弛集成得很好. 与JIRA, 很容易与融合来回共享数据并生成任何所需的报告. 它还大力支持scrum——我们首选的敏捷开发技术. 我们为JIRA增加了一些插件，比如计划扑克和敏捷回顾. 我们还创建了一个自定义插件来帮助我们管理我们的产品路线图，并让我们了解每个团队正在做什么，以及这些工作如何与我们的okr联系起来.

代码托管平台

GitHub是我们主要的代码托管平台和主要的代码审查工具. 我们所有的公共和私人项目都在那里举办. 它的功能非常适合我们的分布式, 异步工作风格, 因为工程师可以在任何时候提交代码供审查，其他工程师也可以在他们可以的时候审查它并提供反馈.

Lucidchart -可视化工作区

Lucidchart通过创建架构图和流程图来帮助我们直观地解决复杂的问题，这些架构图和流程图创建了清晰度，并帮助我们的分布式团队快速掌握代码库和系统. 很像谷歌文档, 它允许多个团队成员同时协作, 使在完全分布式的团队中工作变得容易. 它还可以很好地与融合集成, 允许我们嵌入图表来帮助回答有关代码和先前计划的问题.

RetroBoard——敏捷回顾

RetroBoard是我们开发的一个自定义web应用程序，作为敏捷回顾工具. 它允许开发人员共享讨论主题, 对它们的重要性进行投票, 跟踪行动项目. 它是办公室型公司使用的物理回顾板的绝佳替代品.

最后的想法

Toptal的成功依赖于一套强大的技术工具和使用它们的高效工作流程. 作为一个完全分布式的团队，我们多年的工作经验使我们对正确的工具有了专业的理解，以服务于我们的公司目标.

松弛和变焦等通信工具使我们的团队成员能够像在办公室环境中与同事一起工作一样轻松清晰地进行协作沟通.

谷歌的G Suite和Miro等生产力工具的集成增强了我们高效协作的能力, 头脑风暴远程, 并以更高的精度和更快的速度管理项目和工作流.

我们还为我们的人员运营创建了定制的内部工具，使我们所有的团队成员都能设定个人目标, 监控自己的表现, 并规划他们在Toptal的职业发展轨迹. 类似的, 我们的开发人员使用特定的项目管理工具来提高他们的生产力和协作.

我们使用这些工具的经验使我们能够与以办公室为基础的组织的效率相匹配，并且经常超过它们.

当我第一次去偏远地区时，肯定有3-4周的适应期. 但一旦我适应了, 我意识到这和在办公室工作是多么的相似. 其实不一样. 更好的.

完全分布式的环境带来了独特的挑战, 无论你是独立工作的团队成员还是管理遍布世界各地的团队的经理. 通过多年作为100%远程公司的经验, Toptal已经学会了预测和解决这些问题.

在本章中, 我们解决远程团队和组织面临的特殊挑战, 包括在远程时建立和维持信任，以及在完全远程的组织中，团队成员需要有健康的习惯和正确的心态.

分别, 我们还会关注与外部客户或潜在合作伙伴相关的挑战，因为他们有时会怀疑是否有可能在高水平上运营一家完全远程的公司.

如何建立信任

许多过渡到远程环境的公司寻求保持办公室环境的“存在”元素, 经常将更多的面对面时间等同于责任感或生产力的提高. 虽然缺乏面对面的交流可能会让一些人感到沮丧, 我们发现，牢固而频繁的交流比简单地坐在某人旁边更有意义. 而信任是让这一切有效发生的基本要素, 专注于明确的目标, 所有权的一致性, 结果的问责制最终会比. 只是一个人的存在.

你必须抵制不断检查别人的诱惑，学会信任他们.

在Toptal，我们要求我们的团队成员对结果负责. 对我们的环境至关重要的是被信任遵守承诺.

就你的专业工作而言，拥有较高的“说:做”比例比闲聊天气更能有效地建立信任. 如果你说你要做什么, 去做，并且在你说过要做的时间范围内去做.

有一些日常行为可以让管理者在远程环境中获得更大的信任感. 在Toptal, 团队成员可以选择在松弛通知中显示他们当前的活动，这样就有了视线, 实时地, 每个团队成员的工作时间表.

日历也是公开的, 这样团队成员就能知道每个人什么时候在开会，什么时候不在.

这些小而有意义的见解可以让每个人都知道你在向组织传播你的活动，这样他们就可以知道你是否有空. 而这在Toptal是可选的, 我们强烈推荐许多希望在远程工作环境中增加透明度的组织使用它.

如何避免沟通不畅

分布式团队, 尤其是那些分散在多个时区的, 能体会到沟通上的困难. 然而, 如果有合适的协议, 这些挑战可以通过一种方式来解决，即团结团队，创造强大的工作节奏，同时获得远程工作的好处.

随着团队在文化和地域上变得更加多样化, 误解会更频繁地发生. 了解文化差异可以帮助团队找到共同点, 在公司层面上，在文化价值观和工作方式上保持一致通常是确保每个人都在同一页上的最有效方法.

Toptal已经建立了一些程序来促进我们分布的团队之间的互动，这有助于实现让每个人都在同一页面上的目标. 我们的导师计划和文化委员会等举措为来自不同行业的团队成员提供了相互了解和熟悉Toptal作为一个更广泛组织的规范的机会.

此外, 确保团队在一起工作，并有良好的同志情谊, 我们根据时区对团队进行分组，并经常确保我们的团队成员定义工作时间和可用性期望. 这样做可以确保没有人经常在孤岛中工作，并且所有相关的团队成员都以紧密的方式一起工作.

如何建立人际关系 & 合作

避免误解的一个主要方法是在个人层面上与人建立联系，建立牢固的关系. 在Toptal，我们整合了许多旨在帮助实现这一目标的活动.

在一对一的谈话中，我们的经理会花时间问一些关于团队成员生活的一般性问题. 这些讨论为您在生产力方面的期望提供了背景-作为经理，了解团队成员即将进行的跨国迁移是件好事. 也要跟进他们——“嘿，搬家怎么样?——从一个忙碌的经理口中说出的话意味着很多.

除了这些一对一的, 我们要求我们的经理们打开他们的数字“门”, 允许团队成员随时进行快速视频聊天. 创造这种氛围自然会对团队成员之间的沟通产生涓滴效应.

我们也提倡有目的甚至自发的合作. 经常, 一个团队在一次电话会议中提出了一个有趣的想法，但需要其他利益相关者的参与. 变焦视频通话可以快速轻松地立即将其他人带入对话并实时进行头脑风暴. 有些团队甚至设定了固定的“共同工作时间”——团队中的任何人都可以加入团队并一起工作.

在个人层面上帮助加深团队内部的关系, 我们发现，让团队成员庆祝个人里程碑取得了成功. 就像同事们经常聚在一起庆祝团队成员的生日或工作纪念日一样, 我们的团队通过非正式的视频会议虚拟地创造了这些体验.

像这样随意的团队建设时刻甚至可以超越庆祝个人里程碑，成为一个经常性的事件. 一些团队创造了一个远程快乐时光，作为一种半定期放松和建立同志情谊的方式, 而另一个团队最近成立了一个虚拟烹饪俱乐部.

如何平衡工作 & 个人承诺

除了工作，人们还有其他事情要做, 当远程工作时，生活和工作之间的界限会变得模糊. 人们有时会没空，理解和沟通这一点很重要.

出于这个原因，Toptal在松弛中使用状态更新来沟通可用性和活动状态. 例如，“📝专心写作”、“☎️接客户电话”和“✈️出差，反应慢。.“我们使用与谷歌日历同步的松弛集成，当我们开会时，它会自动更新我们的状态, Toptal的许多人都认为这非常有用.

我们还建议您允许您的团队设定自己的工作时间, 关注积极的结果，而不是积极的工作时间, 如果可能的话. 除非他们的可用性影响了团队其他成员的生产力, 团队成员应该能够以一种利用他们最好的个人生产力习惯的方式来制定他们的时间表.

最重要的是，我们不断地传达灵活性的价值. 如果我们的人需要去预约, 去健身房, 去接孩子, 我们希望他们能放心地这么做. 这种灵活性是关键，并推动了公司内部卓越的保留率和满意度, 同时保持高水平的生产力.

从我们十多年来作为一家完全远程公司的经验来看, 上述问题是我们听到的最常见的问题. 我们希望我们能够提供洞察力和建议，以减轻这些担忧，并使任何新远程工作的人在这种工作方式中感到自信和安全.

客户机相关挑战

我们创建这个部分是为了提供, 主要是为创业公司(当然，如果你是一家考虑完全远程化的财富500强企业), 这也是给你的!), 与潜在客户打交道的指导，这些客户可能很难将您的全远程操作视为世界级的.

在Toptal的案例中, 一般来说，没有与完全远程的公司或远程人才合作的客户可能会犹豫不前，这是可以理解的. 来克服这层不确定性, 至关重要的是，远程团队甚至比他们的本地团队更敏锐. 这意味着快速和透明的沟通, 组织良好的工具，以促进交互和标记问题, 强大的网络形象，展示权威和专业知识.

一旦这些就位, 客户应该对你的组织有同样好的体验, 如果不是更好, 而不是他们现在的伴侣.

与客户无缝协作

与客户远程合作最重要的，也许也是唯一的区别是沟通.

给予客户沟通的灵活性，让他们用自己觉得最舒服的媒介进行沟通，并设定明确的期望. 无论是迅速做出反应，还是在销售周期的每个阶段都制定明确的下一步措施, 把球放在客户的场地上，提供多种沟通渠道. 这些可以包括电话，Skype, 变焦, BlueJeans和电子邮件.

在Toptal，我们绝大多数的销售工作都是通过变焦进行的. 这使我们能够更频繁地会见更多的客户，完成更多的交易，并节省旅行费用. 此外, 视频通过消除现场旅行的时间和费用来加快销售过程，同时提供与客户接触的重要人性化因素. 许多客户对视频和面对面的会议一样自在.

对于大型项目, 考虑创建一个松弛群组，将客户和公司的关键联系人结合起来. We create 松弛 channels in our 松弛 community or join the client’s 松弛 community directly; it all depends on the client’s preference. 此外, 松弛允许公司对公司的整合, 允许一家公司的松弛与你的公司集成. 这在很多情况下都非常有用.

像大多数组织一样，Toptal跟踪通信，以便记录每个接触点. 而Toptal则使用内部创建的客户关系管理系统, 许多其他工具，如Salesforce或Microsoft Dynamics CRM，也可以为其他组织工作. 这种跟踪使我们能够监控交战的进展，并迅速处理任何突然出现的危险信号.

让客户适应远程工作

客户对远程工作感到不舒服的最常见原因包括:

• 预先确定远程工作意味着没有生产力或根本没有工作
• 缺乏经验或对未知事物的恐惧.
• 缺乏适当的工具和/或技术以及支持远程环境的过程.

Toptal已经采取了一些方法来帮助客户更适应远程工作. 首先，通过行动建立信任. 客户一开始可能会保持沉默, 而是通过积极的沟通和令人信服的结果, 客户端可能几乎忘记了您是远程的.

对于客户来说，这往往是一道难以逾越的障碍, 但是有销售和服务团队的支持, 我们的客户很快意识到获得最好的服务的价值.

消除客户对远程工作的担忧的最快方法是向他们展示如何进行远程工作. 在安排会议时，提出使用他们最舒服的媒介. 当需要共享屏幕时, 使用变焦之类的工具, 它不需要任何一方的安装, 能够快速向没有经验的客户展示远程协作是多么容易.

而许多内部部署组织, 尤其是大的, 已经有了工具和技术, 它们经常被闲置. 找出他们所拥有的系统并适应它们. 例如，对于文件共享，它们可以设置为Microsoft OneDrive或Dropbox. 这些服务很容易使用, 所需要的只是一次经历, 客户端已经为使用这些文件共享服务做好了完美的准备.

建立公众信任

当你无法用你的办公室有多少扇天窗给潜在客户留下深刻印象，或者无法为他们提供手工冷冲咖啡时，你该怎么办? 解决办法就是用你的网络形象把他们轰走.

在Toptal, 我们的在线博客通过发布他们的研究和独特的经验来展示我们人才无与伦比的专业知识. 我们有一些思想领导力出版物，提供我们独特的观点和专业知识. 它们是深入研究和分析、最佳实践和行业技巧的中心. 无论你从事什么行业, 我们相信，你可以以一种引人注目的方式向世界展示你的深度和专业知识，向潜在客户清楚地表明，你比那些可能拥有漂亮办公室的竞争对手更有能力为他们提供服务.

对于Toptal, 我们面向客户的产品是专业人才, 所以我们通过网站展示他们的专业知识. 对于任何远程公司来说都是如此. 咨询机构可能会发布研究报告、文章和电子书. 设计公司可能会发布作品集. SaaS公司分享他们的产品，并分享他们如何积极改变公司运营的见解. 不管你的行业是什么，作为一个完全远程的公司，你有能力在网上展示你的优势.

最后的想法

对于公司或个人来说，远程工作起初可能是不同的, 通常更好, 但并不总是那么容易, 与在办公室的经历相比. 陷阱和问题等待着没有经验和无知的人. 其中最主要的是，当每个人都分开时，需要建立信任.

通过让我们的团队成员对结果负责，total减轻了这些挑战, 培养重视透明度和信任的文化, 为建立健康的工作习惯提供建议, 支持工作和个人生活之间的界限.

远程工作带来挑战, 但我们已经为每个问题制定了解决方案，从而带来更大的回报.

我们正在经历一个前所未有的时代, 我们致力于帮助所有组织适应他们所面临的挑战，因为他们发现自己突然变得遥不可及.

我们希望您喜欢阅读这本剧本，并能够获得有价值的见解和实用的技巧，您可以立即开始应用于如何与同事和客户合作, 你如何管理团队, 以及你如何转变日常业务的各个方面.

作为一个蓬勃发展了十多年的远程业务, 我们希望我们的经验和专业知识能够成为您和您的组织的宝贵资源. 这就是为什么随着远程游戏的兴起，我们将不断推出更多内容, 包括我们的新文章 见解的博客 还有其他高级领导人的新播客.

编写这个剧本重申了我们对远程工作的热情承诺, 我们希望当你开始远程工作时，你也能找到巨大的满足感和成功.

贡献者

塔索杜瓦尔，首席执行官; 品牌营销副总裁迈克·利特温; 增长营销副总裁Alejandro Rigatuso; 内容营销副总裁Corinne Lowry; 米歇尔·拉贝风，人力资源副总裁; 产品副总裁Kleanthis Georgaris; 首席行政官Brenda Kurz; Mike Dowhan，中小企业销售副总裁; Carlos Aguirre，财务副总裁; Ismael Peinado，首席技术官; 总法律顾问Bill Tsingos; Sachin Bhagwata，企业部门临时副总裁; 克里斯蒂·舒曼，人才运营副总裁; Shane Ketterman，主管，运营; 健康部的卡西迪·塞蕾萨 & 参与管理; Erica Brunken，销售支持和运营主管; 大卫·阿布拉莫维奇，在线社区负责人; Sergio Ermacora，首席财务总监; 人力资源总监Alisa Avelar; Elizabeth 如何ell Hanano，财经博客首席编辑; 编辑凯文·布洛赫; Alex Graham，财经博客编辑; 大卫·格拉博夫斯基，人事编辑.com/Insights; Miklos Philips，设计博客首席编辑; 卡梅隆·查普曼，设计博客编辑; Micah Bowers，设计博客编辑; Scott Barman, SEO, Publications; 戈尔达娜·涅特科夫斯卡，出版物编辑; 资深品牌设计师Fernando Berlanda; Bret Hansen，品牌设计总监; CMS团队负责人Denis Usanov; Nicolás Orchow，团队领导，成长; Aleksandr Lesnenko，高级前端工程师; Yanko Chamov，技术产品经理; Adam Chwedyk(流量获取团队主管); Maria Kustova，高级QA自动化工程师; 工程经理Marco Santos; 中小型企业首席增长经理Alex Nechoroskovas; Dmitry Kudelko，高级前端工程师; 高级前端工程师Nikita Luchko; Erzhan Torokulov高级前端工程师; 高级前端工程师Mario Loncaric; Stefan Teixeira，高级QA自动化工程师; 高级后端工程师Maxim Vysotskiy; 陈明，前端工程师; 增长工程师Gabriel Nechita; Mariano Salerno, QA自动化工程师; Christian Lerke，软件工程师